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確保庫存記錄的準確性
為運行ERP系統,庫存記錄的準確度要求達到95%以上。如何才能達到這樣的庫存準確度?回答這個問題,要涉及到一些基本的管理原則,要向有關人員提供恰當的工具去做好工作,通過教育和培訓教會人們去使用這些工具,并明確人們的職責。這些基本的管理原則包括一絲不茍的工作態度,受限訪問的庫房,好的事務處理系統和循環盤點制度。
(1)一絲不茍的工作態度。一絲不茍的工作態度是指人在獲得和維護庫存記錄準確性方面的作用。庫房人員必須理解庫有記錄準確性是非常重要的,因此,他們本身的工作是非常重要的。企業必須讓這些人員知道:
1)ERP對企業的未來是十分重要的,它將使企業更興旺,使其工作史可靠。
2)物料需求計劃是使ERP正常工作的關鍵部分。
3)庫存記錄準確性是使物料需求計劃正常工作的關鍵部分。
4)負責庫存記錄準確性的人員是非常重要的,他們工作的好壞有著重大的影響。
(2)受限訪問的庫房。受限訪問的庫房是確保庫存記錄準確性的“硬件”部分。在大多數情況下,受限訪問的庫房是指有一個物理上的可靠區域,面起來而且上鎖。這主要涉及到責任問題。為了讓庫房的工長真正能夠對庫存準確性負起責任,必須向他提供必要的工具,其中之一就是控制進出庫房的能力。也就是說,除了工作需要應限制其他人員訪問倉庫,然后,庫房工長可以理所當然地對庫存準確性的結果負責。
(3)好的事務處理系統。好的事務處理系統是獲取庫存記錄準確性的“軟件”部分。記錄庫存事務和更新庫存余額數據的系統應當是簡明的和反映實際情況的。
簡明是指容易理解和容易使用。這樣,事務處理類型不應太多。物料的進庫和出庫是兩種事務處理類型。這些事務處理有計劃內的,有計劃外的,這樣就成了四種類型,再加上從一個庫房到另一個庫房的物料轉移,以及其他庫存調整。這樣,所需要的事務處理類型不超過10種。有些軟件包含許多不必要的事務處理類型,造成系統不必要的復雜,難于操作,于是也難于獲得和維護庫存記錄的準確性。應當記住使用這些工具的是庫房人員,而不是計算機科學的博七。所以越簡明越好。
事務處理系統還應有效地反映庫房里出現的真實情況。例如,每當有物料項目進出庫時、庫存余額記錄應當隨之更新。庫存記錄的更新雖然不需要實時處理,但也是相當頻繁的,而且應在實際事務發生后立即來做,絕不允許超過24小時才進行處理。
(4)循環盤點。循環盤點是得到并保持庫存記錄準確性的有效途徑,是指每大對庫存中的部分物料項月進行盤點,從而使一年中對所有物料項目的盤點次數達到預定的值。對一項物料進行盤點的時間間隔稱為該項物料的盤點周期。一年中對某項物料進行盤點的次數,稱為該項物料的盤點頻率。
循環盤點的目標主要包括以下各點:發現出錯原因并消除之;檢測系軌運行結果;校正不準確的記錄;取消年度庫存盤點以及提高循環盤點人員的素質。
發現出錯原因,并消除之。每當發現識破錯誤,就要校正庫存記錄,同時找出原因。這些原因可能是庫存安全沒有得到切實保證、軟件故障、不合理的規程,也許是對庫房人員培訓不足等等。
檢測系統運行結果。循環盤點可以對工作現狀作出評價。定期地給出關于準確性的百分數,可以使人們知道庫存記錄是否充分準確。確定庫存記錄數據百分比的方法是以一項物料的實際盤點數為分母,以實際盤點數與庫存記錄數之差的絕對值分子,得到一個分數。將此分數化為百分數,如不超過計數容限,則認為此項物料的庫存記錄是準確的,否則認為是不準確的。然后,以物料總數為分母,以庫存記錄數據準確的物料數為分子,又得到一個分數,再將此分數化為百分數即是庫存記錄數據準確性的百分比。
校正不準確的記錄。當循環盤點的結果和計算機中的記錄不相匹配時,那么應重新清點有關項目。如果兩次清點的結果相同,則應校正計算機中所存的庫有余額記錄。
取消年度庫存盤點。年度庫存盤點一般是出于財務審查的日的。由于庫存記錄的準確度已達到了95%,所以,年度盤點已無必要,從而可以消除由于年度盤點而造成的停產。
提高循環盤點人員的素質。通過循環盤點,盤點人員能熟練地識別零件,獲得精確的記錄,調整偏差、找到解決系統錯誤的方法,使得庫存記錄更精確。
常見的循環盤點方法有三種,下面分別進行討論。
1)ABC分類法。物料的ABC分類的依據是 Pareto 定律。 Parcto 是19世紀意大利一位經濟學家,他發現當時意大利80%的財宮集中在20%的人手里。后來人們發現很多場合都服從這一規律。于是稱之為 Parcto 定律。ERP軟件一般都有對物料進行ABC分類的功能。做法很簡單,只需將所有物料按使用價值(用量×單位成本)排序,然后按所排次序逐項累加,累加到占總價值80%所涉及的物料屬于A類再繼續累加占總價值15%的物料屬于B類,其余物料屬于C類。ABC三類物料的庫存記錄準確性計數容限不應相同,例如可分別設為1%、2%、5%。盤點周期也不應相同,例如A類物料每月盤點一次;B類物料每季盤點一次;C類物產每半年盤點次。于是得到A、B、C三類物料的盤點頻率分別是12、4和2。每天盤點的物料項目數可按如下方法求得：先按類分別求出物料項目書數與相應的盤點頻率的乘積，在求出所有這些乘積之和，然后把所得到的的和除以一年的工作日數。按上面設定的盤點頻率，我們給出如下一個例子。
2)分區分塊。為了提高盤點的效率,將庫存項目按所在的區域分組,這種方法常用于分區存放系統以及在制品或中間庫存的盤點。對每個區整個盤查一次,并與庫存記錄相比較,分區管理員以一個固定周期進行盤點。
3)存放地點審查法。通常每個庫房內都有很多庫位。如果物料放錯了地方,正常的循環盤點就不能進行,存放地點審查法用于準確地確定物料的有效地點,使用這種方法時,所有的庫位都做了編號,每個盤點周期對確定的物料進行檢查,通過對每個庫位上的物料代碼與庫存記錄中的進行比較,核實每項物料所在的庫位,這種方法是容易實施的,因為它只需要核物料代碼而不需要檢查物料的數量。
盤點方法的選擇取決于庫存系統的實際情況,對于快速周轉的物料項目，區分塊法是有效的方法;對于有許多庫位的庫房,ABC分類方法和存放地點審查法結合
一起將會更有效。
循環盤點可以當做一項制度,同時也允許在特別需要時做一次物別盤點。
在循環盤點之后,應產生一份循壞盤點報告。報告中包括所盤點的物料的代碼、存放地點、度量單位、原記錄數量、盤點數量、庫存記錄準確性百分比等重要信息。如果盤點結果與庫存記錄之間出現偏差、則要進行分析。如果偏差在計數容限范圍之內,則將庫存記錄調整為盤點結果:如果偏差超出了計數容限,則作出標記,留待進一步處理,其中包括查找出錯原因并消除之。
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